Менеджеры проектов и ресурсов вечно заняты, поэтому мы быстро дадим вам ответ на вопрос заголовка -  используйте таймлайны.

Таймлайны здорово облегчат вам жизнь уже хотя бы тем, что вы увидите свою команду в новом свете: удобное расположение в календаре сотрудников, задач и их временные рамки этому располагают. Вы сразу видите, кто перегружен, а кому можно добавить задач. Когда удобнее провести планерку и как распределить задачи между сотрудниками, чтобы уложиться в сроки.

 Для тех, кто хочет копнуть глубже, мы подготовили несколько подсказок по эффективному использованию таймлайна на примере нашего приложения Calendar for Jira.

Думайте о людях

Никакой проект не может быть успешен, если команда, которая работает над ним, истощена.

Планирование и резервирование времени на отдых не может быть переоценено, если вас заботит креативность ваших сотрудников и их способность не сдаваться на пути к сдаче проекта. Человек просто не может работать в напряженном темпе без перерывов, и при этом не терять в качестве и эффективности. 

В Calendar мы сделали специальные временные ниши, которые называются события (events). Обычно их используют для обозначения планерок или встреч с заказчиками, чтобы не создавать задачи для этих целей.

Событие интересно тем, что оно может быть как разовое, так и иметь определенную периодичность. А значит, что его можно использовать не только как рабочие встречи, но и как ежедневное обозначение времени на отдых и обеденный перерыв. 

Задайте общее время перерывов для вашей команды, как вы делаете во время планирования планерок, или создайте для каждого индивидуальный график отдыха.  

Как только ваши сотрудники смогут полноценно обедать и отдыхать, их производительность и качество работы вырастут в разы.

Не тратьте время на рутину

Назначение и переназначение задач может занять время, ведь нужно открыть каждую задачу и выполнить определенные манипуляции. 

Есть способ это упростить.

 В Calendar можно просто перетаскивать задачи с одного сотрудника на другого, если кто-то, например, заболел, или у вас изменились планы.

При этом, если вы уже знаете фронт работ и создаете на них задачи, не обязательно сразу же их на кого-то назначать. В Calendar справа от таймлайна находится доска с назначенными задачами, откуда удобно их перетаскивать прямиком в таймлайн на нужного сотрудника. Так вы никого не перезагрузите, и никто не останется не у дел.

Контролируйте несколько проектов в одном таймлайне

 Если вы руководите несколькими командами с отдельными проектами, но при этом хотите видеть все их задачи в одном месте, это возможно.

 Можно и создать единый календарь со всеми нужными проектами, и сделать его удобным для команд, чтобы они не путались из-за перегруженного информацией таймлайна. Как? С помощью фильтров.

Вы видите один общий таймлайн, а команды - только тот, который относится к ним, все нерелевантные задачи скрыты.

 Либо, если некоторые члены вашей команды работают сразу над несколькими проектами, вы можете создать календарь на задачи этих проектов и включить туда нужных сотрудников. При этом вы создаете таймлайн не на их команды, а исключительно на тех, кто задействован в нужных проектах.

В этом случае особенно важно использовать таймлайны, ведь сотрудники работают сразу над несколькими проектами. Если нагрузка будет распределена неправильно, они могут переработать и просто выгореть. 

Пользуйтесь цветовым кодом

В нашей команде цветовой код - это жизненная необходимость, иначе задачи в таймлайне сливаются в одно сплошное месиво и нужно напрягаться, чтобы сфокусировать взгляд и найти нужную информацию.

Попробуйте для начала установить различные цвета на задачи с разным приоритетом - вы сразу почувствуете разницу в восприятии. Используйте различные цветовые коды, чтобы отличить один проект от другого и выделить встречи с заказчиками. В этом деле вы ограничены лишь вашей фантазией.

Вы, например, думали использовать разные цвета, когда отмечаете в таймлайне отпуска, тренинги и командировки?

Так вы заранее увидите отсутствие своих сотрудников на рабочем месте, и не будете назначать на этот период важные мероприятия, которые требуют их присутствия.

В Calendar for Jira вы можете устанавливать специальный цветовой код практически для любых нужд.

Устанавливайте напоминания

Всего не упомнить. Когда крутишься как белка в колесе, можно забыть сделать даже что-то очень важное.

На работе особенно: признавайтесь, как часто вы забывали пообедать, поздравить с днем рождения сотрудника, или, что пострашнее, отправить вовремя отчет и внести правки в презентацию. А если какие-то задачи должны вовремя выполнить не вы, тем более сложнее вспомнить о том, что нужно кого-то проконтролировать. 

Для этих нужд мы используем Reminder, который полностью интегрируется в Calendar for Jira. В нем вы можете установить напоминания как для себя, так и для ваших сотрудников, если для вас критично, чтобы какая-то задача была выполнена к определенному сроку.

Ключ к успеху у проджектов и кадровиков - избавиться от рутины и разгрузить свой мозг от ненужных задач. Не тратьте свое время и энергию на то, что можно делегировать другим, особенно приложениям.  

Calendar for Jira с удовольствие возьмет часть ваших забот, чтобы вы могли выполнять свою работу.

Свои вопросы о возможностях приложения, а также его использовании, не стесняйтесь задавать нам здесь. С удовольствием вас проконсультируем.